Die Antwort gleich vorweg.
Eine Abmahnung ist kein Angriff und auch kein Anfang vom Ende. Sie ist eine Stufe in einer Leiter, und sie ist die Stufe, ohne die es nicht weitergeht.
Das steht so im Gesetz. Ohne Abmahnung dürfen Sie nicht auf Unterlassung klagen (§ 541 BGB). Und eine fristlose Kündigung wegen einer Pflichtverletzung setzt grundsätzlich voraus, dass Sie vorher abgemahnt oder eine Frist gesetzt haben (§ 543 Abs. 3 BGB). Auch für eine ordentliche Kündigung wegen schuldhafter Pflichtverletzung ist sie in aller Regel nötig (§ 573 Abs. 2 Nr. 1 BGB).
Wer nie abmahnt, hat also nicht Frieden gehalten. Er hat nur die Tür zugemacht, durch die er später gehen müsste.
Warum die Zurückhaltung teurer ist als das Gespräch.
Vier Monate Schweigen sind nicht neutral. Sie erzeugen zwei Probleme.
Das erste ist rechtlich: Wer eine Pflichtverletzung lange hinnimmt, muss sich später fragen lassen, ob er sie eigentlich noch als Verstoß ansieht.
Das zweite ist menschlich und wiegt in Ihrem Fall schwerer. Aus einem Ärgernis wird nach vier Monaten ein Vorwurf. Was im November noch ein Satz an der Haustür gewesen wäre, ist im März ein Brief, dem man die aufgestaute Verstimmung anmerkt. Ihr Mieter merkt sie auch. Und dann geht es nicht mehr um den Hausdienst.
Früh ansprechen ist der freundlichere Weg, nicht der härtere.
Die drei Stufen.
Die erste kostet Sie fünf Minuten. Erstens der Hinweis. Mündlich, an der Haustür, ohne Papier. „Sagen Sie, die Flurwoche ist Ihnen durchgerutscht, oder passt der Turnus nicht?“ Ein erstaunlicher Anteil der Fälle endet hier, weil tatsächlich niemand böswillig war.
Zweitens die Aufforderung mit Frist. Schriftlich, freundlich, konkret. Nicht „bitte halten Sie sich an die Hausordnung“, sondern was, wo und bis wann. Diese Stufe ist noch keine Abmahnung, und genau das schreiben Sie am besten hinein.
Drittens die Abmahnung. Sie benennt den Verstoß genau, setzt eine Frist und sagt, was folgt, wenn nichts geschieht. Erst damit ist die Stufe erreicht, die das Gesetz verlangt.
Rechtlich genügt eine einzige Abmahnung. Sie brauchen keine drei, und Sie müssen auch nicht warten, bis es unerträglich wird.
Was in einer Abmahnung stehen muss, damit sie trägt.
Der Verstoß, konkret. Nicht „wiederholte Verstöße gegen die Hausordnung“, sondern: „Die Treppenhausreinigung in den Wochen 6, 9 und 12 wurde nicht durchgeführt.“ Datum, Ort, Vorgang. Ein pauschaler Vorwurf ist im Streitfall wertlos, und er ist auch menschlich der schlechtere, weil er sich wie ein Urteil über die Person liest.
Eine Frist, die man einhalten kann. Zwei Wochen für etwas Wiederkehrendes sind angemessen, drei Tage sind es selten.
Die Folge, benannt. Es muss erkennbar sein, dass Sie es ernst meinen und was Sie andernfalls tun. Ohne diesen Satz ist es eine Beschwerde, keine Abmahnung.
Und der Nachweis. Schriftform ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber Sie müssen im Zweifel beweisen, dass Ihr Mieter das Schreiben bekommen hat. Einwurf-Einschreiben oder ein Zeuge beim Einwurf. Der Brief, den Sie selbst in den Kasten geworfen haben, ist im Streitfall nichts wert.
Ein Satz, den kaum jemand hineinschreibt und der bei Nachbarschaft alles ändert: Sagen Sie, dass Sie an einer Lösung interessiert sind und wie sie aussehen könnte. Eine Abmahnung darf höflich sein. Sie muss nur eindeutig sein.
Drei Dinge, die Sie vorher prüfen.
Erstens: Gilt die Pflicht überhaupt? Steht sie im Mietvertrag oder in einer Hausordnung, die Vertragsbestandteil ist? Ein Aushang im Flur bindet niemanden. Wer abmahnt, ohne das geprüft zu haben, bekommt eine Antwort, die er nicht beantworten kann. Ausführlich steht das im Text darüber, ob die Putzpflicht wirklich in Ihrem Mietvertrag steht.
Zweitens: Ist die Pflicht erfüllbar? Ein Turnus, der beim Auszug einer Partei nie angepasst wurde, ist keine Pflichtverletzung des Mieters, sondern ein Fehler im Plan. Sehen Sie nach, bevor Sie schreiben.
Drittens: Können Sie den Verstoß benennen? Welche Woche, welche Fläche, wie oft. Wenn Sie das nicht sagen können, sind Sie noch nicht bei der Abmahnung, sondern beim Hinweis. Das ist kein Rückschritt, das ist die richtige Stufe.
Und was Sie auf keinen Fall tun.
Selbst eingreifen. Das Fahrrad wegräumen, den Keller ausräumen, die Sachen entsorgen. Ein allgemeines Selbsthilferecht haben Sie nicht, und wer die Sachen anderer Leute anfasst, haftet für den Schaden, auch wenn er im Übrigen recht hatte. Warum das so ist, steht im Text über den Fluchtweg im Treppenhaus.
Für jemanden, der im selben Haus wohnt, ist das ohnehin der schlechteste Weg. Er ist der einzige Schritt, den Ihr Mieter als persönlich empfindet.
Eine Abmahnung wirkt, nachdem etwas passiert ist. Eine Erinnerung vorher.
Und hier ist der Punkt, an dem die ganze Leiter meistens überflüssig ist.
In den allermeisten Fällen steht am Anfang kein Trotz, sondern ein Donnerstagabend, an dem jemand vergessen hat, dass er dran ist. Vergessen kann man nicht abmahnen. Man kann ihm nur zuvorkommen.
Wer im selben Haus wohnt, hat davon am meisten. Jede Erinnerung, die von allein rausgeht, ist ein Gespräch an der Haustür, das Sie nicht führen müssen.
Die Stufe, die Sie sich sparen können.
Ein Plan, der für das ganze Jahr sagt, wer wann dran ist, und eine Nachricht, die rechtzeitig daran erinnert. Das erspart Ihnen die erste Stufe, und die zweite und dritte kommen dann meistens gar nicht.
Und falls doch: Ein Plan, der aushängt, ist zugleich der Nachweis, dass die Aufgabe klar verteilt und bekannt war. Genau das brauchen Sie, wenn Sie eines Tages doch schreiben müssen.
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