Die Antwort gleich vorweg.
Sie hat drei Teile. Ihr Mieter muss Handwerker hereinlassen, wenn es um Erhaltung geht, also um Reparatur und Instandhaltung. Das steht in § 555a Abs. 1 BGB und ist keine Frage der Höflichkeit.
Er muss es aber nur, wenn Sie den Termin rechtzeitig angekündigt haben (§ 555a Abs. 2 BGB). Eine feste 24-Stunden-Frist gibt es entgegen einem verbreiteten Irrtum nicht, es kommt auf den Einzelfall an. Fehlt die Ankündigung, entfällt die Duldungspflicht.
Und wenn er den angekündigten Termin schuldhaft platzen lässt, können Sie die Mehrkosten von ihm verlangen (§ 280 Abs. 1 BGB). Die Fehlanfahrt, den Sondertermin, den Aufschlag.
Klingt einfach. Der Haken steckt im nächsten Absatz.
Beweisen müssen Sie es.
Wenn Sie die Fehlanfahrt weiterreichen wollen, müssen Sie zeigen, dass Sie den Termin ordentlich und rechtzeitig angekündigt haben. Nicht Ihr Mieter muss beweisen, dass er nichts wusste. Sie müssen beweisen, dass er es wusste.
Und damit fällt der Anspruch in den meisten Fällen genau dort, wo er entsteht. Der Zettel im Briefkasten ist weg. Das Gespräch im Treppenhaus hat niemand gehört. Der Anruf steht in keiner Liste. Sie wissen, dass Sie Bescheid gesagt haben, und können es nicht zeigen.
Es geht dabei um beides: dass Sie überhaupt angekündigt haben, und dass die Ankündigung konkret genug war. Ein „nächste Woche kommt jemand wegen der Heizung“ ist keine Ankündigung, mit der jemand seinen Arbeitstag planen kann.
Was eine belastbare Ankündigung enthält.
Was gemacht wird. Nicht „Handwerker“, sondern welche Arbeit, in welchem Raum, wie lange es voraussichtlich dauert.
Wann genau. Datum und Zeitfenster. „Vormittags“ ist für jemanden, der arbeiten geht, keine planbare Angabe.
Wer kommt. Firma und, wenn möglich, Name. Das ist auch Ihr eigener Schutz: Ihr Mieter muss niemanden hereinlassen, der einfach klingelt und Handwerker sagt.
Was zu tun ist, wenn es nicht passt. Eine Rückrufnummer und die klare Bitte, sich rechtzeitig zu melden. Wer eine Alternative anbietet, steht später deutlich besser da, denn das Gericht sieht sich beide Seiten an: Sie mussten den Termin so ankündigen, dass er planbar war, und Ihr Mieter musste mitwirken, notfalls indem er jemandem den Schlüssel gibt.
Und ein Nachweis, dass es angekommen ist. Das ist der Teil, den fast alle auslassen.
Drei Dinge, die Sie vor dem nächsten Termin klären.
Erstens: Wie kündigen Sie heute eigentlich an? Gehen Sie die letzten drei Termine durch. Zettel, Anruf, Zuruf im Flur? Wenn Sie zu keinem der drei etwas Schriftliches finden, haben Sie im Streitfall nichts in der Hand.
Zweitens: Geht es um Erhaltung oder um Modernisierung? Das sind zwei verschiedene Dinge mit zwei verschiedenen Regeln. Bei einer Reparatur genügt die rechtzeitige Ankündigung, bei einer Modernisierung gelten eigene, deutlich längere Fristen und Formvorschriften. Wer das verwechselt, verliert die Duldungspflicht komplett.
Drittens: Steht in Ihrem Terminvorschlag ein Zeitfenster oder ein ganzer Tag? Je enger das Fenster, desto eher erscheint jemand, und desto eher trägt später Ihr Vorwurf, wenn er es nicht tut.
Beim Durchgehen der letzten drei Termine merken die meisten Vermieter, dass sie nie etwas aufgehoben haben. Das ist normal und es ist genau die Lücke.
Eine wirksame Ankündigung sorgt noch nicht dafür, dass jemand zu Hause ist.
Ihr Mieter ist zur Duldung verpflichtet, und trotzdem ist er am Dienstag um acht nicht da. In den seltensten Fällen aus Trotz. Meistens, weil der Zettel vor drei Wochen im Kasten lag und danach unter der Werbung verschwunden ist.
Ein Termin, an den niemand erinnert wird, ist ein Termin, der ausfällt. Das kostet Sie die Anfahrt, den freien Tag und beim nächsten Mal die Geduld.
Die Erinnerung ist zugleich Ihr Nachweis.
Hier fällt beides zusammen. Eine Erinnerung, die ein paar Tage vorher und noch einmal am Vortag rausgeht, verhindert den Ausfall. Das ist der offensichtliche Teil.
Der weniger offensichtliche ist der wertvollere: Eine Erinnerung, die von allein rausgeht, ist zugleich der Nachweis, dass angekündigt wurde. Sie steht mit Datum und Uhrzeit da, ohne dass jemand mitschreiben muss. Genau das fehlt Ihnen an dem Tag, an dem der Klempner umsonst gekommen ist.
Der Plan für Ihr Haus ist dafür der Anfang: Sie tragen Etagen, Parteien und Aufgaben ein und bekommen einen fertigen Jahresplan als PDF zum Ausdrucken. Kostenlos, dauerhaft, ohne Bankdaten und ohne Vertrag.
Und wenn Ihr Mieter den Termin trotz nachweislicher Ankündigung platzen lässt, ist der Weg dahin derselbe wie bei jedem anderen Verstoß: erst der Hinweis, dann die Aufforderung mit Frist. Wie das geht, ohne dass Sie sich danach im Treppenhaus ausweichen, steht im Text über die Abmahnung.
